Cómo crear una base de datos de Microsoft Excel

Cómo crear una base de datos de Microsoft Excel

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Resumen:
El término base de datos Microsoft Excel nunca se ha sentado muy bien conmigo ya que mi papel principal en el mundo que ha estado en la base de datos de desarrollo y lo que es utilizado por la fraternidad spreadsheeting es lo que considero uno más de la lista glorificado. Sin embargo, en aras de la paz, quiero destacar algunos de los principios que debe seguir en la construcción de lo que se conoce como la base de datos de Microsoft Excel.


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Cuerpo del artículo:
El término base de datos Microsoft Excel nunca se ha sentado muy bien conmigo ya que mi papel principal en el mundo que ha estado en la base de datos de desarrollo y lo que es utilizado por la fraternidad spreadsheeting es lo que considero uno más de la lista glorificado. Sin embargo, en aras de la paz, quiero destacar algunos de los principios que debe seguir en la construcción de lo que se conoce como la base de datos de Microsoft Excel.

Repasemos ...

Una base de datos, en esencia, es lo que se considera un conjunto de información que está relacionada de alguna manera. Por ejemplo, si se estaba ejecutando una empresa y vender un producto que puede tener una base de datos que se limita a enumerar todas las ventas que ha realizado durante un período de tiempo. El almacenamiento de estos datos en una base de datos tendría sentido que la información de la compañía y la venta de un producto se relaciona y como tal, sería apropiado para la base de datos.

Hay muchos tipos diferentes de bases de datos disponibles, tales como bases de datos de Microsoft Access, bases de datos Oracle, bases de datos MySQL y todo eso pero Microsoft Excel también tiene una forma de una base de datos conocida como una lista de bases de datos. La forma de la lista es prácticamente lo mismo que otras bases de datos como los datos se encuentra en los encabezados de columna en las filas, pero después de ese punto común, la base de datos Excel va en su propia dirección. Véase, para buscar datos específicos dentro de una base de datos de Microsoft Excel o lista de Excel que no utilizan el lenguaje de base de datos común de SQL, en realidad utilizar las funciones especialmente escrito. Estas funciones están escritas personalizadas por usted y se conocen como criterios.

Entonces, ¿cómo crear una base de datos excel

Bueno, primero, hay una regla que siempre se debe seguir y que es una base de datos excel por hoja de cálculo. Más y sólo te metes en un montón de problemas. De hecho, si usted necesita tener varias bases de datos de Excel en su libro, simplemente poner a cada base de datos de Excel en una hoja aparte.

Lo siguiente que se debe seguir es que su base de datos de las listas de primera fila debe contener el título de la lista. Que es la primera fila contiene nombres de campo. Además cada uno de los nombres de los campos debe ser del 100% único. No se puede tener dos nombres de campo con el mismo nombre o también tendrá una lista que no va a funcionar.

La siguiente cuestión que hay que interesa es identificar los nombres de campo. Bases de datos de Excel tiene una regla simple, los nombres de los campos o nombres de columna deben ser únicos. Ahora la forma de identificarlos es fácil, todo lo que tienes que hacer es garantizar los nombres de campo hay muchos diferentes tipos de datos, formato, etc patrón para el resto de la base de datos en la lista. Generalmente lo que hago es dar formato a mi nombres de los campos en negrita para satisfacer este requisito.

Una de las reglas más importantes que usted debe recordar cuando se crea una base de datos de Excel es que alrededor de la fila y las columnas de los campos y los datos debe haber una fila en blanco y la columna. Lo que esto significa es que usted todavía puede tener un asiento en la parte superior de los campos, pero debe haber una línea en blanco entre el título y los campos, así como a lo largo de la última columna también. La regla de la fila en blanco también se aplica a la parte inferior de la lista también.

Al introducir los datos en la lista, cada célula de cada registro debe contener un valor, incluso si se trata simplemente de blanco (un valor en blanco se considera todavía un valor) y cada registro debe contener el mismo número de campos. Si no hay datos específicos de un campo que simplemente deje en blanco y pase al siguiente campo.

Asegúrese de que al introducir datos en un campo que no tiene espacios antes del texto o al final del texto en el campo. Si usted tiene espacios, entonces, ¿qué va a pasar es que la clasificación y búsqueda de datos en la lista se verá comprometida y obtendrá resultados inesperados.

En mayúsculas y caracteres de baja frecuencia en el ámbito no afectan a la búsqueda o criterios de ordenación, a menos que usted específicamente decirle a la aplicación Microsoft Excel es un problema. También puede utilizar fórmulas en una celda si es necesario. Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas dentro de la Base de Excel o en el exterior de la base de datos Excel.

Tenga en cuenta también que se puede editar y dar formato a las celdas como cualquier otra hoja de cálculo sin embargo el problema se debe considerar como una prioridad es que los nombres de campo deben tener un formato diferente al resto de los datos en la lista de bases de datos. Es muy recomendable que no haya otro tipo de formato en la lista, excepto los epígrafes de campo. Esto asegura que no hay errores de cálculo mediante la aplicación de lo que es un encabezado de campo en la base de datos de Excel y lo que no.

Ahora que ha configurado la lista de esta manera seguir estas reglas, que ahora está listo para interrogar a la lista mediante la aplicación de los criterios. La manera más fácil que usted puede hacer esto es mediante el cuadro de diálogo Formulario. Para entrar en la forma de base de datos Excel, simplemente elige el menú Datos y seleccione Formulario en el menú desplegable.

Desde el formulario de base de datos de Excel sólo tiene que seleccionar el botón de Criterios, escriba los criterios que tiene para sus datos y seleccione el botón Buscar siguiente y que le llevará al primer registro que satisface los criterios que está buscando. Bases de datos Excel son particularmente útiles para los datos de resumen que es donde el volumen de expedientes que tiene en su base de datos no exceda de 65.536 filas.

Si usted sigue estas reglas para crear una base de datos de Excel se encuentra que las funciones asociadas con la lista de base de datos excel funciona de una manera eficaz y eficiente.